就職に役立つビジネスマナー
ビジネス文書（送付状・お礼状）のマナー
1．ビジネス文書（手紙）の書き方のルール
1．敬称
| 敬称の種類 | 使い方 | 使用例 |
|---|---|---|
| 御 中 | 組織や姓名のない固まりに用いる | 平和物産株式会社御中、総務部御中 |
| 様 |
個人の名前に用いる 名前の前に肩書きがある場合に用いる |
鈴木花子様 営業部長 鈴木太郎様 |
| 先生 | 「先生」と呼ばれる職業についている人に用いる。 | （医師、教師、作家、政治家、弁護士等に対して）井上先生 |
※基本的には、ビジネス上「殿」は使いません。
2．冒頭語と結語
ビジネス上の手紙や文書の書き方には一定のルールがあります。それぞれに使う際のルールがあるので、内容や趣旨に沿うものを正しく使うようにします。
| 冒頭語 | 結語 |
|---|---|
| 拝啓 | 敬具 |
| 前略 | 草々 |
- 「拝啓」「敬具」…もっとも一般的に使われる
- 「前略」「草々」…前文を省略する場合（簡潔に本文を始める）
3．時候の挨拶
冒頭語の後に「時候の挨拶」が続きます。月によって変わっていきます。
慣用的に使われていますので、季節によって使い分けます。
| 1月 | 初春の候、酷寒の候、大寒のみぎり |
|---|---|
| 2月 | 晩冬の候、立春の候、春寒のみぎり |
- ※3月以降の月は、本やネット等でご自身で調べてみましょう。
4．主文
- 時候の挨拶の後に一行改行して、「主文」を書きます。
- ワープロ書きでも良いですが、手書きの場合は丁寧さを心がけます。
- 誤字・脱字は厳禁です。一字でも間違ったら、書き直しをする。（修正液は使わない）
- 特に日付など、書きもれがないように記入します。
- 宛名では、どんなに長い社名でも（有）（株）などの省略はしない。
- 企業や部門、係など部署宛てであれば「御中」をつける。
- あて先が、採用担当者などの個人宛てであれば「様」をつけます。
- 相手の名前と役職がわかる場合は、「吉田部長様」×→「部長 吉田様」○
5．用件を結ぶ挨拶
- 「何卒、よろしくお願い申し上げます」「まずはお願いまで」など。
6．用件を結ぶ挨拶
- 一行改行して、文末右側に結語を入れる。
7．氏名、住所、電話番号、メールアドレスは忘れずに
2．その他の注意点
- 内容も大切ですが、封筒が汚れていたりシワシワであれば、中身を見る前に印象を決めてしまうものです。手書きであれば字の丁寧さもポイントになります。
- 封筒はのりづけで封をします。（セロハンテープやホッチキスは使用しません）
- 締め切り日を確認して余裕を持って投函する。（書留や簡易書留を利用する）
3．見やすいビジネス文書（手紙・御礼状・提出書類）を作る
企業より資料や案内書が到着した後や面接後、会社訪問後などは、必ずお礼状を出しましょう。お礼状を出すことによって、熱意や積極性、安心感が伝わります。
- 横書きが一般的
- 表記は現代仮名づかいで
- 常用漢字表、現代仮名づかいに基づき、読みは常用漢字音訓表に準じる。
- 学術用語、専門用語には出来るだけルビをふる。
- 難しい用語は使わない
- わかりにくい言葉、むずかしい語は出来るだけ、日常用語に置き換える。
- 略語、俗語、方言、新語は使用しない。
- 数字はアラビア数字が基本
- ビジネス文書では、数字は特に注意して表すことが大切である。
- 通常、アラビア数字を用いるが、誰でも一目で分かる様な配慮が必要である。
- 年号や電話番号以外は3桁ごとにカンマで区切る。
- いろいろな記号を使いこなす
- 句読点は付け方を誤ると、意味が異なりわかりにくくもなる可能性がある。
- 「？」や「！」などの感情表現を示す記号は、ビジネス文書には用いない。
- 見出しは文章の決め手
- 見出しは受け取る側に内容がわかるように工夫し、要領よくまとめる。
- 訂正はハッキリわかりやすく
- 基本は、書き直す（誤字・脱字のままで出さない）
- 訂正は「−」又は「＝」で消し、訂正者印を押し、正しい文字を上部に記入。
- 数字の場合は誤った数字だけでなく当該数字全てを消し、正しい数字を記入。
- 脱字の場合は「<」又は「｛｝」を使いその中に正しい追加文字を記入する。
- ページ数字を入れる
- 上手に仕上げるテクニック
- 表やグラフなど簡単な物は本文中に入れ、別にするときは「別紙参照」として、添付書類に一括してまとめる
4．封筒記入の注意点
