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あなたのメール、大丈夫!?

あなたのメール、大丈夫!?

今、仕事でコミュニケーションを取る手段は、メールが最も多いのだとか。 時間や場所を選ばず、早く届けられるメールは、メリットが多いもの。 その一方で不安を感じている人も多いのではないでしょうか?

大事なコミュニケーションツール

メールは大事なコミュニケーションツールであるにもかかわらず、メールについての研修を行っている会社は少ないようです。それは、メールは誰でも簡単に使えると思われているからでしょう。
しかし、調査によると、多くの人が不安を感じ、実際に失敗を経験しています。メールは対面や電話と違って顔や声、相手の様子が分からないだけに難しいものです。不快なメールは、会社に対する不信感につながりかねません。

7つのポイント

@件名

「〜のお願い」というように具体的なキーワードを入れ、メールの内容が、ひと目でわかるようにしましょう。

A宛名

相手の社名、所属、肩書、名前を書きます。やり取りする頻度が多くなれば、社名や所属名を省略してもいいでしょう。

B本文

一読で理解できない文章は、読み手にストレスを与えます。曖昧な表現は避けて、具体的かつ簡潔にまとめます。

C署名

署名はメール上の名刺。電話・FAX番号・住所・メールアドレスなども記し、他の手段でも連絡が取れるようにします。

D添付ファイル

容量の大きい添付ファイルを不快に感じる人も。2MB程度に抑え、ファイル用のパスワードは別のメールで送ります。

E重要度フラグ

自分にとって重要でも、相手にとって重要とは限りません。自己中心的な機能は使わないようにします。

Fメールの形式

メールソフトに左右されないテキスト形式を使います。文字の大きさを変えたり、色をつけたりするのもやめましょう。

メールの困った!! Q&A

「!」「?」を使ってもいい?

 馴れ馴れしい印象を与えてはデメリット。「!」「?」を多用すると、文章に落ち着きがなく、その効果が薄れます。顔文字や♪などの記号も控えましょう。

メール転送のルールって?

 内容によっては転送NG!転送可否の判断は慎重に行い、基本的には社内のみで留めておきます。転送する際は、何のために転送しているのか相手にその意図を伝えましょう。

みんなのビジネスメール事情

WEB限定コラム

文章は簡潔に、具体的に

 不快なメールの理由の1つに「文章が曖昧」がありました。では、どんな文章がいいのでしょうか。ここでは文章の書き方を紹介します。

@結論から書く

 何を言いたいのかわからない、読み手に何を要求しているのかわからないメールは、読み手を疲れさせ、後回しにされがちです。ベストメールでは、「ノベルティの資料とお見積りを送る」と、冒頭にメールの理由・目的を簡潔に書いています。結論から、簡潔に具体的に書きましょう。

A6W・3Hでまとめる

 6W・3Hを意識して書くと、分かりやすい文章になります。
◇6W=いつ(When)、どこで(Where)、誰が(Who)、誰に(Whom)、何を(What)、なぜ(Why)
◇3H=どのように(How to)、どれくらい(How many)、いくら(How much)

B1つの文は短めに

 適度に句読点を打ち、一文は40〜50文字程度に短くまとめます。顔文字や記号は使わないようにします。また適度に改行し、ブロックごとに1行空けて、読みやすくしましょう。質問が3つあります。1.〜、というように整理して書くと、読みやすいですね。

今回お話をうかがったのは

井上 歩の写真

株式会社アソウ・ヒューマニーセンター

教育事業部 井上 歩 講師

(一般社団法人日本ビジネスメール協会認定講師)

講座にも足を運んでくださいね!
皆さまにお会いできるのを楽しみにしています。

ホテルフロント、社長秘書を経て、教育専門部署に異動。登録スタッフへのスキルアップ講座や企業の社員研修など、人材育成に従事している。研修テーマは、ビジネスメールを始め、接客や秘書経験を活かした接遇応対やビジネスマナーなど多岐に渡る。

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