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似ているようで違いがある!?「一般事務」と「営業事務」


事務のお仕事はよく「縁の下の力持ち」と例えられることが多く、会社の業績に直接的に貢献するポジションではありませんが、他の社員(営業職や総務職など)のサポートを中心として業務を行い会社へ大きな貢献をしている役割です。実は事務職の業務範囲は、意外と幅広く、所属する部署や取り扱う商品によって必要なスキルが違います。

今回は、一般的な事務職とはどんな仕事をしているのか、どういった資格やスキルが必要なのかご説明いたします。 一言で事務職といっても業務内容は様々です。
一般事務・営業事務の他にも経理事務や総務事務、貿易事務、法律事務など様々な事務の種類がありますが今回は一般事務・営業事務に絞ってご紹介します。
一般事務・営業事務の業務内容としては書類作成、伝票作成、契約確認、電話応対や来客応対など、自分がサポート役を担当している人や所属している部署のメンバーが動きやすいようにアシストする役割を担っていることが多いようです。

企業や部署により仕事内容はさまざまですが、必要なスキルとしては、ワード、エクセル(関数)、メールの基本的な操作スキルが必要で、場合によってプレゼン資料作成時などにはパワーポイントが必要な場合があります。どの業務も単純な作業の繰り返しのように見えますが、こういった作業が実は会社が円滑に運営される中で重要な部分を担っており、縁の下の力持ちと呼ばれる所以でしょう。

どんな人が「一般事務・営業事務」に向いているの?

事務職として求められる人物像ですが、

周りの方が次に何をしてほしいか考え、先回りして行動に移すことができる人

まず何といっても、周りの方とコミュニケーションが円滑に取れなくては事務の仕事はできません。
サポート対象の方と良好な関係を維持しつつ、その人の行動パターンやルーティーン業務、要望を先回りして考えなければなりません。取引後もタイミングよくアフターフォローに入る必要があることを予想して行動に移すことでサポート対象の方が円滑に業務を進めることができます。

時間や納期の計算をしながら、複数の業務を同時に進行することができる人

どのお仕事にも言えることですが、多くの方に同時に仕事を振られることが多いのが事務職の特徴です。
1ヶ月のうちにいくつもの業務の締め切りがあるため、柔軟に対応し時間管理能力に優れている方のほうが向いているといえるでしょう。

嫌な顔せず依頼を引き受け、その業務を遂行できる人

人へのサポートを惜しまずに行える人、柔軟性がある人が向いています。
また、1点目にあげましたが、コミュニケーションが取れていないと、依頼主の方も業務を依頼しづらくなってしまったり、連絡ミスなどが起こりお互いの業務が滞ることがあります。一人で抱え込むのではなく、自分の業務量を把握してお互いが気持ちよく仕事ができるよう勤めましょう。

「一般事務」と「営業事務」の違い

オフィスワークで求職活動をしていると「一般事務」と「営業事務」という業種を多く目にするのではないでしょうか。どちらのほうがよりスキルが必要なのか、お給料はどっちがいいのか、自分に向いているのはどっちか?などさまざまな疑問が出てくると思います。
ここでは「一般事務」と「営業事務」の違いについてご紹介します。

一般事務とは・・・?

基本的にはオフィス内でのデスクワークのことをさす場合が多い様です。
細かい業務内容は企業や職種、部署によって業務内容は様々ですが、一般的な業務内容として、データ入力、文書作成や資料作成、コピー、ファイリング、会議のセッティング、各種手配、電話応対、メール応対、郵便物の仕分けなどが一般事務の仕事として挙げられます。
文書や資料作成とは、既存のフォーマットに数字や文章をプラスして作成するものもあれば、イチから作り始めるものもあります。どの業務も基本的にはパソコン操作が中心となりますので、エクセル(関数、グラフ)やワードのスキルが高いほど仕事を進めるうえで有利だと言えます。

また、電話応対や来客対応など、社外の人と関わることも多くなるため、最低限のビジネスマナーが必要になります。そして社内の様々な部署から業務の依頼が入るため、ルーティーン業務のほかに突発的な業務の依頼が入ることが多く、指定された納期までに仕上げないといけないため、優先順位をつけ幅広い業務に対応するスケジュール管理も大切になります。一般事務として働いているとパソコンのスキルはもちろん、ビジネスマナーや事務処理能力などが身につきます。

一般事務は全ての事務の基本となる業務が中心です。
キャリアアップの意志があれば、仕事の幅を広げ専門的な事務の道に進んでいくことができるでしょう。

一般事務のお仕事で、もっていると有利な資格はある?

環境によって、それぞれ求めるスキルは違ってきますが、一般的にパソコン(ワード、エクセル、パワーポイント)のスキルが高ければ効率的に業務を進めることが出来るでしょう。

パソコンスキルをアピールしたいならMOSやパソコン検定、日商マスターなどの資格があります。取得者が多いのはMOS(Microsoft office specialist)になります。また、自宅のパソコンにOfficeがあれば参考書を使って独学で習得することも可能です。

営業事務とは・・・?

一般事務は社内のことを業務として取り扱うことが多いのに比べて、営業事務は営業活動に付随する事務処理を取り扱うことが多くなります。営業担当が、取引先との交渉や関係性の維持に専念するために、営業事務がサポートする役割のため、「営業サポート事務」や「営業アシスタント事務」と呼ばれることもあります。企業により取り扱う商材が異なるため、一概に同じ業務内容というわけにはいきませんが、営業部門での製品やサービスの受発注・管理、在庫や納期管理、見積書・請求書の作成、売掛金管理、社内会議の資料や顧客へのプレゼンテーション資料作成、顧客からの電話応対など営業活動に関わるサポート業務が中心です。商品知識の習得や顧客に合わせた業務処理スピードが必要となるため、一般事務より専門性がやや高い仕事になります。
例としては、営業事務1名に対し1名~数名の営業を担当し、エリアや取り扱っている商品、業務によって担当を振り分けられます。複数の取引先企業を担当するため、いくつもの業務を同時進行して行う必要があり、毎日ルーティーン業務のほかに、自分が担当する営業の取引先によってサポートを行います。そのため、納期やクレーム対応など刻々と変わる状況を判断し、臨機応変に対応していかなければなりません。また、営業担当や取引先企業の依頼にあわせて業務量が変動するため、突発的な残業が発生するなど、自分の業務スケジュールどおりに仕事を進めることが難しいこともあります。

また、営業事務の特徴として、社内外を問わずさまざまな人と関わることが多くなります。上記の業務内容でいうと、見積書・請求書作成や売掛金管理など、経理的な部分では会社の経理部との調整が必要になることもあるため、社内業務の一連の流れを知ることも大切です。自分ひとりで進めるというよりは、視野を広く持ち営業の仕事内容や取引先との全体の流れを理解し、営業と二人三脚で業務を進められると取引先企業との関係もより良くなるでしょう。

営業事務のお仕事で、もっていると有利な資格はある?

一般事務と同様に絶対にとっておかなくてはいけない資格というものはありません。一般事務と同様にパソコンスキル(ワード、エクセル)が活かせますが、業務にスピード感を求められる場面が多いのでより効率的に業務を処理するためタイピングスピードも必要です。
見積書や請求書作成をする際に経費精算や小口現金の取り扱いなど経理の基礎知識を理解していると比較的スムーズに業務を進めることができるため、簿記3級以上の資格があると歓迎、優遇されることもあります。
また海外部署があったり、海外の取引先企業がある場合は英語を使ってのメール対応や電話でのやり取りが発生するため、英語力が必要になる場面もあります。直接取引先と商談を行ったり、責任がかかる場面に対応することは少ないですが、企業の受付窓口としてやり取りをする際には会社の顔として対応するため、なくて困るものではありません。 TOEICのスコアがあると英語力を判定することもできるためTOEICを重視している企業もあります。
その他に秘書検定の資格があれば取引先の方や自社の上席の方々のご案内をする際に役に立ちます。言葉遣いやビジネスマナーなど現場に入ってみないと分からないことや作法など、秘書検定で得た知識があれば失敗を防ぐことができるでしょう。取得しておきたい秘書検定の級数は2級以上となります。

「営業サポート」と「営業事務」求人内容に大きな違いがある場合も・・・?

求人掲載サイトを見ていると「営業サポート」や「営業アシスタント」という求人を目にする場合がありますが、こういった職種の求人は、これまで紹介した「営業事務」とは、大きく業務内容が違う場合があります。「営業サポート」や「営業アシスタント」の求人は、営業のアシスタントとして営業活動を行う業務内容のものがあります。たとえば、担当営業先は持たないけれども、主担当の営業に代わって企業訪問をして商品案内を行う業務内容の場合や、価格交渉などの折衝業務を行うような場合です。
この外勤を伴う職種は「ラウンダー業務」と呼ばれることもあります。
ここまで紹介した内勤の事務の業務内容とは大きく異なる場合がありますので、職種タイトルに惑わされずよく業務内容を確認しましょう。

給料はどのくらいのものが多いの?

福岡市(中央区、博多区)での一般事務、営業事務の時給帯は、九州の中では1番高い時給設定です。
一般事務の平均時給は1,143円前後※で、サポート的な役割や未経験歓迎の求人も多いでしょう。
営業事務の平均時給は1,187円※と一般事務に比べて若干高くなります。一般事務に比べて専門的な知識が必要であったり、臨機応変な対応が求められる業務も多いので一般事務に比べると高くなります。

※アソウ・ヒューマニーセンター調べ。2018年4月時点

未経験から挑戦したい!求人の探し方は?

一般事務や営業事務のお仕事は、事務系の求人のなかでも「未経験可能」な求人が出やすいのですが、未経験OK求人の倍率は比較的高くなっています。その際にコミュニケーション力や基本的なパソコンスキルなど実務で必要となるスキルがあれば採用に有利になるでしょう。

また、他部署とのやりとりや取引先企業とのやり取りが発生するので、ビジネスマナーや人柄なども重視されることがあります。日ごろから、周囲への気配りや相手の立場になって物事を考えるくせをつけておくことも大切です。 今まで事務職をしていなかった方が事務職を目指すには、何から始めたらいいのでしょうか。基本的には求人情報誌やハローワークの活用などの方法で探す方も多いかと思いますが、ご自身で求人を探し企業情報や職場環境を調べるだけでは得られる情報も限られてしまいます。
その際に活用して頂きたいのが派遣会社です。

派遣会社では専門的に取り扱っている職種などがあり、その中には事務職を専門にしている企業も多くあります。派遣会社では多くの求人があり企業情報や業種、職場環境など就業するにあたって求職者の方が気になる細かい情報まで網羅しています。
また、希望する勤務エリアや勤務時間などを登録の際に伝えておくと、求人が入ってきたときに情報を知らせてもらえるので、自分で企業を探すよりもミスマッチも起こりにくくなります。

まずは派遣登録をしてみてはいかがでしょうか。アソウ・ヒューマニーセンターでは事務職の求人を専門に取り扱っており、九州を中心として全国(東京・大阪・神戸・広島・山口)に支店があるため、お近くの支店で派遣登録をすることができます。
また、支店によって取り扱っている求人が違うため、ご自身がお住まいの地域に密着してお仕事を紹介することができます。

登録はこちら

さいごに・・・

今回は、一般事務と営業事務の違いをご紹介しましたが、どちらも会社にとってはなくてならない縁の下の力持ちの役割を果たすお仕事です。
求職活動の中でどちらの職種を選ぶか迷っている場合はこれまでの経験の中で、社内的な幅広い業務をマイペースに果たすことが得意か、営業さんのサポート役としてスピード感をもって仕事することが得意か、で考えてみても良いかもしれません。

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