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業務効率化の救世主!「TODOリスト」活用術

チェックリスト

仕事の漏れをなくすために、出社してから「TODOリスト(やることリスト)」を作成することをおすすめします。TODOリストを作るということは、「仕事を見える化」させることなのです。
自分の仕事を見える化させることで、一日の仕事の流れがわかり、業務を効率的に行うことが可能になります。
しかし、「TODOリストさえ使っていれば、すべての仕事が予定した時間通りに済む」と言うのなら、それはすばらしいことですが、そんな簡単にはいきません。TODOリストが希望通りの効果を発揮させるためには、しっかり手間をかけ、合理的に視える化をしたTODOリストが必要です。
今回は、TODOリストの基本原則をお伝えします。


TODOリストとは何?TODOリストの基本原則!

子育て

効率的なTODOリストを作るためにかけた時間が、仕事をする時間よりも長い、といった矛盾した状況が生まれます。このことに心当たりのある人は、仕事がはかどるTODOリストの基本をしっかり抑え仕事の効率を2倍にも3倍にもなり得るリストを作りましょう。
しかし、ここで陥りがちなのは、TODOリストの作成に時間をかけすぎてしまうことです。誰が見てもわかるように、文字のサイズの変更をしたり、色をつけながら、キレイに整える必要はありません。
TODOリストは、自分だけがわかればいいもので、周囲の人に見せる必要はありません。
プロジェクトの工程表を作るわけではないので、自分が理解できる程度に簡単にまとめましょう。正しくTODOリストを活用することができれば、素晴らしい備忘録になります。新しく入ってきた仕事をリストに追加することで、何か忘れてしまうかもしれないと思う不安とストレスから解放され、スムーズに次の仕事に移ることができます。
さらにTODOリストは、すぐに忘れてしまいがちな些細な事柄に関しても最適です。

TODOリストの使い方

黒板

TODOリストを最大限活用できれば、この先のトラブルを回避するだけでなく、時間を節約することができ、日々業務の効率化のカギを握っているといっても過言ではありません。
ではさっそく、TODOリストの使い方について説明していきましょう。

◆タスクを追加し管理する

TODOリストの活用のタイミングは、仕事のことをどこかに書き留めた時です。まずは、TODOリストを使いやすいものにするという、ことだけについて考えてみましょう。そのためには、次の7つのことを心に留めましょう。

実行しやすいタスクに細分化する

シンプルにかつ細分化することは、TODOリストにおいて最も大事なことです。
たとえば、新しい保険を探したい時、「保険を探す」とTODOリストに入れるのではなく、保険を探すというプロジェクトで、最初にするべきことをリストに追加します。「〇〇保険のサイトで検索する」というように、場所を指定するところまで落とし込みましょう。他のことに関しても同様です。短い時間で実行できるような細分化された内容にすることがポイントです。そのプロジェクトが終わると、次のタスクにすぐに実行することができます。

タスク実行のために必要な情報の入力

タスクに取りかかることに必要な、電話番号やリンク先などの情報も追加しましょう。
例えば、タスクの中にカスタマーセンターに電話をかけるという内容があれば、「カスタマーセンターに電話する 0120-●●●●-●●●●」という感じで記載します。このようにしておけば、ネットを開いてカスタマーサービスの電話番号を調べるところから始めずに済み、スムーズにタスクに取り掛かることが出来ます。

タスクを分類する

仕事でやるべき事とプライベートでやるべき事を同じTODOリストに入れると、ごっちゃになり混同してしまいます。大半のTODOリストアプリでは、カテゴリごとにリストを分けて管理することができます。プライベートと仕事のTODOリストを分けておけば、9時〜18時までは仕事のリスト、仕事が終わった後や土日はプライベートのリストを見るだけで良いのです。

タスクに優先順位を付ける

タスクに順位をつけることで、毎日の仕事の見通しを立てやすくなります。タスクに順番を付けることは、そんなに重要なことではないと言われることもありますが、TODOリストを見た時に、どれを一番にやればいいのか考える必要なく、その日・週にやるべきことが明確に見えてくるはずです。
ただ一番上にあるタスクから手を付けていけばいいのです。
その時に注意したいことは、TODOリストを整理することに時間をかけ過ぎないようにするということです。

タスクを作成するタイミング

TODOリストの作成に最適なタイミングは、退社の時です。実行当日にTODOリストにタスクを書き込むのは良くないのです。翌日、出社したときにはすぐに仕事に取り掛かれるように、前日の夜に、翌日の計画を立てる時間を取りましょう。仕事のスタートダッシュが速いだけでも、TODOリストは処理しやすくなります。ですので、仕事の終わりに翌日のTODOリストを作ることを習慣づけましょう。

リストは短く

TODOリストにたくさんのタスクがあると、仕事を始める前から気がめいってしまい、何もできていないという罪悪感に苛まれます。TODOリストを短く保つことが出来れば、今実行している仕事に集中することができます。

今の仕事に集中する

実行可能なTODOリストを作る秘訣は、遠い未来の不確定なタスクを入れないことです。未来のタスクに関しては、別のリストに分け、その仕事やタスクについて考えなければいけない時に、そのことを意識するようにしましょう。

まとめ

男性

これでTODOリストを作ると言う最初のタスクは終わりました。後は、あたなが本来の仕事に取りかかるだけです。上記のシンプルな基本に沿って、常にスッキリとTODOリストを整理するように心がけましょう。終わったタスクはチェックを付けて、新しい仕事が入ったら追加する等を繰り返し、TODOリストの整理に時間をかけ過ぎないようにしましょう。

TODOリストは、チェックが大事

どんな完璧なTODOリストでも、最後のステップは済んだタスクに「済」の印のリスト上にチェックをすることです。もう済んだタスクに「済」のチェックが付いていないと、TODOリストはすぐに散らかってしまいます。しっかりできた仕事に「済」の印をつけていくことを楽しみましょう。
管理すべきことを把握しておくことが、TODOリストの主旨ですが、達成した行動をトラッキングする方法でもあるのです。TODOリストのコンセプトは、優先順位の高いものを既定の時間で管理することでもありますが、このプロセスには心理的な側面も兼ね備えてます。
「済」の印をつけたタスクが、既にたくさんあることを思い出しモチベーションを高く維持しましょう。

TODOリストで業務の効率化を図ろう!

自分に負荷をかけ過ぎないようにして、リストが常に整理される状態を保つようにし、取り掛かりができてない項目がないかも随時チェックしていきましょう。簡単に思えるTODOリストですが、実は意外と奥が深い。ここまですることで、ちょっとした差が生まれ、やがてそれが決定的な差になります。
あなたもTODOリストを活用して業務効率化を図り出来る社員を目指しましょう。

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