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縁の下の力持ち!総務事務ってどんな仕事?

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「総務事務ってどんな仕事をするの?」
「一般的にどのような仕事のことを総務事務と呼んでいるの?」
「総務事務はなぜ縁の下の力持ちって言われるの?」

など、総務事務のお仕事についてはっきりと理解している方は、実は少ないのではないでしょうか。 今回は、一般的に総務事務と呼ばれるお仕事は何かをご紹介していきたいと思います。

総務事務とは「総務部」で働く事務職

スケジュール帳

総務事務とはその名の通り、「総務部」ではたらく事務職の事です。
では、総務部とはそもそもどの様な仕事をする部署なのでしょうか。

総務部とは、「その他の部署では扱わないけれど会社にとって必要不可欠な業務のすべて」
そういった仕事を、会社を代表して一手に引き受けている部署のことを言います。
一般的に「なんでも屋さん」というイメージがあると思いますが、間違いでありません。
そのため、業務範囲は非常に幅広く多岐に渡ります。

総務部の多岐に渡る具体的な仕事の内容

総務部のお仕事は下記の通り様々で多岐に渡ります。

  • 文書や印章、固定資産・備品、
    消耗品などの管理
  • 情報セキュリティの整備
  • 受付業務
  • 社内・社外広報
  • 保安・防災業務
  • 福利厚生業務
  • 従業員の健康管理
  • 社内外の慶弔業務
  • 契約・契約書管理
  • 株主総会・取締役会業務
  • IRの実施
  • 秘書業務
  • 業務委託管理
  • 会社行事・イベント業務
  • 従業員の健康管理
  • 安全衛生管理 etc…

また、会社の規模によっては別の部署が扱う場合もあります。
総務部は企業規模が大きくなるほど人数は多く、それぞれの役割が細分化されています。
人事や法務を含める企業も多く、それぞれが独立して業務にあたっているケースが多くみられます。
その一方、中小企業では仕事を兼務することが多く、人事や法務のみならず経理や情報システム、
コンプライアンス管理、秘書業務など業務が多岐に渡ります。

この様に総務事務といっても会社によって業務内容がかなり異なってくるのも特徴の一つです。
しかし、どの仕事にも共通するのは、「会社全体にかかわっているものである」ということ、
「社員がより働きやすい環境を作るためのものである」ということです。
総務部とは、すべての社員の日常業務がスムーズに進むようにサポートする部署なのです。
そのため、総務事務とは「縁の下の力持ち」と言われているのです。

総務部は経営陣も含めた社内のすべての部署と関係を持つ社内で唯一の存在

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総務事務の仕事は、他部署との連携を行うケースも多く、コミュニケーション能力が求められます。
複数部門による会議の調整や社内のイベントの運営など、依頼や連絡を行う機会も多いため、総務部の都合だけではなく、他部門とうまく折り合いをつける能力も必要となってきます。

業務が多岐に渡る一方、さまざまな経験を積むことができビジネススキルを身につける事ができます。
他部署との連携による経験からコミュニケーション能力も自然と養う事ができます。

また「縁の下の力持ち」として全社員をバックアップする為、どんな仕事にも前向きにとりくむ積極性も必要となってきます。 これらのサポート業務やバックアップはどこの会社でも共通する仕事です。 その為、他の事務職へのキャリアパスやキャリアアップも描きやすく大変人気の高い職種でもあります。

さて、ここまででなんとなく総務事務ってこんな仕事かなと分かっていただけたのではないでしょうか。 次は、総務事務でお仕事をするとどんなメリットがあるのか、やりがいがあるのかを紹介していきたいと思います。

総務事務で働くメリット

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資格や経験がなくても挑戦しやすい

実は、総務事務で働く為に必須の資格やスキルというのは特にありません。
そのため、未経験からでも挑戦しやすい仕事となっています。
求人を探してみると、パートやアルバイト契約社員などの雇用形態では未経験でも応募可能として募集が行なわれていることも多いはずです。
幅広い領域の仕事を経験し、会社によっては人事・労務の分野も担当する事がある為、スキルアップができるので、他の事務職へのキャリアパスを描くこともできるでしょう。

ワークライフバランスを重視した働き方も可能

事務職のため、比較的、退社時間をコントロールしやすい点も大きなメリットです。
友人や家族との時間を大切にしたい、趣味を充実させたい、習い事をしたいなど、ワークライフバランスを考えた働き方を望む方には最適な仕事のひとつといえます。

基本的なビジネススキルを身に着ける事ができる

オフィスワークが未経験の人にとっては、基本的なパソコンスキルを習得できるのもメリットのひとつです。
書類や社内文書の作成にはWord、備品や勤怠管理にはExcel、プレゼン資料の作成にはPowerPointと、パソコンを使用する機会が非常に多いので、自然とパソコンスキルが向上していきます。

また、コミュニケーションの面では、社内外のたくさんの人と接することになります。
社内では、新入社員から役員に至るまですべての人のパイプ役となり、社外では、会社の顔となって窓口に立たなければいけません。業務を通して、コミュニケーション能力がアップし、同時にビジネスマナーも身に付けることができます。

「縁の下の力持ち」として人の役に立つ喜びを感じる事ができる

総務事務の仕事は、すべての社員の日常業務がスムーズに進むようにサポートする仕事です。
備品やオフィスの管理など、地味な仕事も多いのですが、社員が自分の業務に集中できるのは、「縁の下の力持ち」として総務事務が支えているおかげ。非常にやりがいのある仕事といえるでしょう。
社内イベントが大盛況に終わった際は、充実感や達成感を味わう事もできるでしょう。

会社全体を巻き込んだ改革が起こせる

社内のあらゆる部署をつなぐ役割を持つ総務事務は、積極的に行動をすることで、会社全体に変革をもたらすこともできます。
他部署の社員と接する中で、不平や不満を見聞きすることもあるかもしれません。
そのような時には改善案を考え提案してみましょう。
理にかなったものであれば、会社全体を巻き込んだ改革が起こせるかもしれません。

総務事務は、自分の行動次第で、会社全体の成長に大いに関わる職種でもあります。
会社全体を動かしていくことができるのは、総務事務ならではのやりがいといえるでしょう。

最後に…

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いかがでしたでしょうか。
総務事務についてご理解いただき、興味をお持ちいただけましたか。

総務事務は、とてもやりがいのあるお仕事と言えるのではないでしょうか。
縁の下の力持ちとして社員の方々のお役にたっているという喜びややりがいを感じることができるかもしれません。 また、会社全体に関わることができ、積極性を持って働けば会社を巻き込んだ改革も起こすことができるかもしれません。

いろいろな業務を掛け持ちすることもあり、大変な部分も多いですが、スキルアップや他部署へのキャリアパスも描きやすいお仕事です。
あなたも縁の下の力持ち「総務事務」にチャレンジしてみませんか。

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